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浅谈文书档案工作/闵涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-06 10:18:39  浏览:9046   来源:法律资料网
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浅谈文书档案工作

闵涛


  档案是由文件转化而来的,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年,结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

  1、爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视文档工作,在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此,要想使单位的文书档案工作有起色,首先要争取领导重视,文档工作人员还要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干 出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务。

  2、加强宣传,增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为文书和档案工作不是主要的部门,可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先,要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使领导受触动、受启发;其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

  随着改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,诸如文件和档案数量越来越多,给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能,提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作,这种现代化管理技术,迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是文档工作者的努力方向。所以,文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解同,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育,提高文书档案管理人员的整体素质

  文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性,努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对文档人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。

  文档管理是一项专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的专业理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此,文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识,开拓视野、优化知识结构、提高综合素质,才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定,使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围,建立一个文档管理组织的领导体系,加强对文档工作的领导、检查和考核,不断提高文档管理工作水平。

2、加强制度建设,建立长效培训机制。

  首先,要建立健全在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次,要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感,积极主动地参加在职教育,努力更新知识,提高业务能力和水平。比如,将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩,对不参加档案专业知识培训的聘资格,激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

3、明确在职教育的原则,选择课程内容。

  相对于正规学校教育而言,在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一,学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足;第二,相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等;在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三,现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一,也是文档现代化管理的标志之一,文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。



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珠海市相对集中行政处罚权条例

广东省珠海市人大常委会


珠海市人民代表大会常务委员会公告第1号


珠海市第七届人民代表大会常务委员会第四十三次会议于2011年11月24日通过的《珠海市人民代表大会常务委员会关于修改〈珠海市相对集中行政处罚权条例〉的决定》,业经广东省第十一届人民代表大会常务委员会第三十一次会议于2012年1月9日批准,现予公布,自2012年4月1日起施行。



珠海市人民代表大会常务委员会

2012年2月6日





珠海市相对集中行政处罚权条例

(2005年5月27日珠海市第六届人民代表大会常务委员会第十次会议通过 2005年7月29日广东省第十届人民代表大会常务委员会第十九次会议批准 根据2011年11月24日珠海市第七届人民代表大会常务委员会第四十三次会议通过 2012年1月9日广东省第十一届人民代表大会常务委员会第三十一次会议批准的《珠海市人民代表大会常务委员会关于修改〈珠海市相对集中行政处罚权条例〉的决定》修正)


第一章 总 则

第一条 为规范相对集中行政处罚权的实施,保护公民、法人和其他组织的合法权益,根据《中华人民共和国行政处罚法》及国家有关规定,结合本市实际,制定本条例。
第二条 本市行政区域范围内相对集中行政处罚权的实施适用本条例。
第三条 本条例所称相对集中行政处罚权,是指依照《中华人民共和国行政处罚法》第十六条的规定,由城市管理行政执法部门(以下简称城管执法部门)相对集中行使有关行政机关的全部或者部分的行政处罚权。
第四条 相对集中行使行政处罚权的范围依国务院及省人民政府的决定予以调整,市人民政府应当在调整之后向社会公布。
行政处罚权相对集中后,有关行政机关不得再行使已经由城管执法部门行使的行政处罚权。

第二章 机构设置与职责

第五条 市、区城管执法部门按照其职责,行使相对集中的行政处罚权,查处违法行为,并对执法行为承担法律责任。
第六条 在未设置区城管执法部门的行政区域,市城管执法部门可以在该行政区域设置执法机构或者派出机构。
市城管执法部门可以按照专业执法领域设置执法机构。
第七条 市城管执法部门负责组织全市性的专项城市管理行政执法工作。
区城管执法部门认为难以查处的案件,可以提请市城管执法部门查处。因执法任务需要临时增加城管执法人员(以下简称执法人员)的,可以报请市城管执法部门予以调度。
执法人员执行公务时应当统一着装,佩戴执法证件;经城管执法部门负责人批准,可以根据需要着便装。

第三章 行政处罚的适用
第八条 城管执法部门在法定范围内行使行政处罚权时,应当根据违法行为造成的危害结果、违法行为的动机及手段、违法行为侵害的对象等情形确定处罚,确保行政处罚的公平和公正。
第九条 城管执法部门实施行政处罚时,有下列情形的,适用以下规则:
(一)行为人具有两个以上违法行为,并违反两个以上行政法律规范的,应当分别予以查处;
(二)两个以上违法行为人共同实施一个违法行为的,按照违法行为人在违法行为中所起的作用,在法定处罚范围内分别给予处罚;
(三)同一违法行为同时违反不同的行政法律规范,且都属于相对集中行政处罚权范围的,可以依照行政法律规范的效力来决定适用;
(四)同一违法行为同时违反不同的行政法律规范,各行政机关可以在各自职责范围内给予处罚,但是不得对同一违法行为给予两次以上罚款的行政处罚。
第十条 城管执法部门实施行政处罚,适用违法行为发生时有效的行政法律规范。违法行为有继续或者连续状态的,适用行为终了时有效的行政法律规范。法律另有规定的除外。

第四章 调查与取证
第十一条 对符合下列条件的,城管执法部门应当立案调查:
(一)违法事实存在;
(二)属于相对集中行政处罚权范围;
(三)依法应当给予处罚。
第十二条 执法人员调查取证,应当坚持及时、全面、客观、公正的原则,遵守以下规定:
(一)依照法定程序进行;
(二)执法人员不得少于两人;
(三)严禁以威胁、欺骗或者其他非法方法收集证据;
(四)对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的证据,应当保守秘密。
第十三条 执法人员有下列情形之一的,应当回避:
(一)是本案的当事人或者是当事人的近亲属的;
(二)本人或者其近亲属与本案有利害关系的;
(三)担任过本案的证人、鉴定人的;
(四)与本案当事人有其他关系,可能影响案件公正处理的。
当事人认为执法人员有上述情形的,可以在行政处罚决定作出之前提出回避申请。
执法人员的回避,由其所属城管执法部门的负责人决定。在回避决定作出之前,执法人员不停止案件调查工作。
第十四条 执法人员调查案件,收集证据,适用以下规定:
(一)可以查阅、调阅与违法行为有关的文件资料,调取文件资料的原件有困难的,可以复制;
(二)可以收集、调取与违法行为相关的原始物品;原物调取不便的,可以拍摄足以反映原物外形或者内容的照片、录像;
(三)可以对特定的物证和现场进行录音、录(摄)像,取得有关视听资料;
(四)可以对与实施违法活动有关的场所进行实地勘验,拍摄现场照片,制作现场勘验笔录,绘制现场图;
(五)在对违法活动进行现场调查时,在证据难以保全或者事后难以取得的情况下,可以对现场情况做书面记录,制作现场笔录,由当事人和执法人员签名或者盖章。当事人拒绝签名的,应当注明情况。
第十五条 执法人员可以向有关的单位和个人进行调查询问,制作询问笔录。询问未成年当事人及证人的,可以通知其监护人到场。
第十六条 执法人员可以进入正在发生违法行为的场所实施现场检查,收集违法证据,制止违法行为。
第十七条 当事人及其他有关人员对执法人员的调查、现场检查应当予以协助,拒绝执法人员实施调查、现场检查的,由城管执法部门处以二百元以上一千元以下的罚款;构成违反治安管理行为的,由公安机关依法给予治安管理处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第十八条 调查取证中,需要作技术鉴定的,城管执法部门可以指派或者委托具有鉴定资格的单位或者人员进行鉴定,出具鉴定结论。
需要鉴定或者检验的证据数量较大时,可以采取抽样取证的方式。
第十九条 执法人员收集证据时,在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下,经城管执法部门负责人批准,可以将证据先行登记保存。
对先行登记保存的证据,应当在七日内作出处理决定,逾期不作出处理决定的,视为自动解除。
第二十条 有以下情形之一的,经城管执法部门负责人批准并签发扣押决定书,可以对违法行为所涉及的财物予以扣押:
(一)适用先行登记保存不足以防止当事人销毁或者转移证据的;
(二)确有证据证明当事人转移财产逃避义务的;
(三)需要对证据予以保全的;
(四)发现有可能对人体健康、公共安全产生严重影响的物品。
与案件无关的物品,不得扣押。对扣押的物品,经查明与案件无关的,应当立即解除扣押。
第二十一条 实施扣押时,执法人员必须出示执法证件,交付当事人扣押决定书。当场实施扣押的,应当在二十四小时内补办决定书,送达当事人。
第二十二条 对被扣押的物品,应当会同被扣押物品当事人查点清楚,当场开列扣押清单一式二份,写明被扣押物品的名称、规格、数量、特征,由办案人员和被扣押物品当事人签名后,一份交给被扣押物品当事人,一份附卷备查。
第二十三条 对扣押的物品,城管执法部门应当在三十日内作出处理决定;情况复杂的,经城管执法部门负责人批准,可以延长十五日。逾期未作出处理决定的,应当退还给当事人。

第五章 决定与执行

第二十四条 城管执法部门应当妥善保管登记保存、扣押的财物,不得使用或者损毁,并及时查清事实,在法定期间作出处理决定。城管执法部门使用或者损毁登记保存、扣押的财物造成损失的,应当承担赔偿责任。
对容易腐烂变质及其他不易保管的物品,可以在拍照或者录(摄)像后委托有关部门变卖、拍卖,所得价款暂予保存,在法定期间作出处理决定。
因当事人下落不明导致案件事实无法查清,登记保存、扣押的财物无人认领的,城管执法部门可以在公告六十日后,予以没收,上缴国库。如有特殊情况,可以酌情延期处理。不宜变卖、拍卖的小额水果、蔬菜、鲜活产品和其他食品在公告四小时后,城管执法部门应当没收并妥善处理。
第二十五条 有证据证明正在建设中的建筑物、构筑物或者正在进行中的装修工程属于违法建设、违法装修的,城管执法部门应当责令暂停违法建设、装修行为。当事人不暂停违法建设、装修行为的,城管执法部门可以强制拆除在建的违法建筑、装修,可以扣押相关建筑材料、物品、工具和设备。
对查明的违法建筑、装修工程,城管执法部门应当作出责令限期恢复原状并依法给予罚款的决定;规定期限内未恢复原状并缴纳罚款的,依法强制执行。
第二十六条 城管执法部门送达行政处理决定书,应当首先采取直接送达方式;无法直接送达的,可以委托或者邮寄送达。经采取上述送达方式仍无法送达的或者违法行为人难以确定的,可以公告送达。
采用公告方式送达的,城管执法部门应当通过公告栏、政府网站或者新闻媒体等方式进行。
第二十七条 城管执法部门对当事人作出行政决定之前,应当告知当事人作出行政决定的事实、理由及依据,并告知当事人依法享有的权利。当事人有权进行陈述和申辩。
对法律法规规定应当听证的事项,当事人、利害关系人依法要求听证的,城管执法部门必须组织听证。
第二十八条 城管执法部门收缴代履行费用,应当向当事人出具国家或者省统一制发的收据,由当事人到指定银行缴纳。当事人逾期不缴纳代履行费用的,城管执法部门依法申请人民法院强制执行。
代履行的费用标准根据物价管理部门依法确定的收费标准执行。
第二十九条 当事人对城管执法部门的行政处罚及其它行政处理决定不服的,可以依法提请行政复议或者直接向人民法院提起行政诉讼。

第六章 协作与配合

第三十条 相关行政机关应当按照各自职责,协同城管执法部门实施本条例,共同做好城市管理行政执法工作。
第三十一条 相关行政机关依法履行各自的行政管理及监督职责,不因行政处罚权的相对集中而改变。
城管执法部门对相关行政机关的行政管理及监督工作应当积极配合,相关行政机关在行政管理及监督工作中发现有需要处罚事项的,应当及时告知城管执法部门处理。
第三十二条 作出行政许可的行政机关在依法实施涉及相对集中行政处罚的行政许可事项时,应当在实施行政许可后,及时告知城管执法部门;城管执法部门在实施行政处罚后,应当及时告知实施行政许可的行政机关。
第三十三条 市人民政府应当建立城管执法部门与相关行政机关负责人联席会议制度,定期召开会议通报情况,协调工作关系;各相关行政机关应当确定固定的工作部门,负责与城管执法部门的日常业务联系。
第三十四条 市人民政府应当建立公安机关与城管执法部门的配合协作机制,切实保障执法人员的人身安全。
第三十五条 城管执法部门查处违法行为,需要征询相关管理部门专业意见的,相关管理部门应当出具书面意见。
第三十六条 城管执法部门在调查取证过程中,需要各相关主管部门提供审批资料或者其他证据材料的,各相关主管部门应当积极配合,不得收取任何查证费用。
第三十七条 城管执法部门行使行政处罚权时,当事人拒绝城管执法部门调查取证、不履行处罚决定,城管执法部门应当将相关情况告知相关行政机关,相关行政机关在法定职责范围内督促当事人履行义务。
第三十八条 城管执法部门与相关行政机关要建立案件转办和办理情况反馈制度。按照各自职责确定案件管辖范围,不属于本行政机关管辖的案件,应当移送主管行政机关。受移送的机关应当在十日内将案件办理情况回复移送机关。
依法应当移送司法机关追究刑事责任的,城管执法部门应当按照相关规定将案件移送有管辖权的司法机关处理。
第三十九条 遇有城市管理领域的重大问题或者专项行动,需要各相关行政机关参与的,城管执法部门与相关行政机关可以联合执法,在各自职责范围内查处违法行为。
第四十条 城管执法部门与其他行政执法部门在履行职责过程中有下述情形之一而不能自行协调时,由市人民政府法制部门进行协调:
(一)对同一事项都认为本部门具有或者不具有法定管理职责而发生争议的;
(二)对同一种违法行为都具有法定管理职责,需要就执法标准等进行协调的;
(三)需要就同一事项实行联合执法的;
(四)城管执法部门依法应当协助、配合其他执法部门的执法活动而不履行或者未能有效履行协助、配合职责的;
(五)城管执法部门应当依法移送案件而不移送,或者移送后有关执法部门应当受理而不受理的。

第七章 监督与责任
第四十一条 市人民政府依照《广东省各级人民政府行政执法监督条例》实施行政执法监督,市人民政府法制部门负责办理行政执法监督的具体工作。
第四十二条 市人民政府行政监察部门对城管执法人员的违法失职行为实施行政监察;对违法失职行为可以提出监察建议或者作出监察决定,对相关责任人依法给予行政处分;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。
第四十三条 城管执法部门应当建立健全行政执法责任制,依法界定执法职责,科学设定执法岗位,规范执法程序;建立评议考核制和执法过错责任追究制;建立和完善接受群众和社会监督机制,加强对执法人员执法活动的监督。
第四十四条 城管执法部门或者执法人员违法实施行政处罚、违法进行检查、违法实施行政强制给当事人造成损失的,应当依法予以赔偿,对相关人员依法追究行政责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第八章 附 则

第四十五条本条例自2005年10月1日起施行。

沈阳市人民代表大会常务委员会关于修改《沈阳市农作物种子生产经营违法处罚条例》的决定

辽宁省人大常委会


沈阳市人民代表大会常务委员会关于修改《沈阳市农作物种子生产经营违法处罚条例》的决定
辽宁省人大常委会


(1997年5月29日辽宁省沈阳市第十一届人民代表大会常务委员会第二十九次会议通过 1997年9月27日辽宁省第八届人民代表大会常务委员会第三十次会议批准 1997年11月1日起施行)

决定
沈阳市第十一届人民代表大会常务委员会第二十九次会议审议了《沈阳市农作物种子生产经营违法处罚条例修正案(草案)》,决定对《沈阳市农作物种子生产经营违法处罚条例》作如下修改:
一、第五条修改为:“生产、经营种子,实行许可证和质量合格证制度。从事种子生产经营必须持有本市种子管理机构核发的《种子生产许可证》、《种子经营许可证》和种子管理机构签发的《种子质量合格证》。
“未取得《种子生产许可证》生产种子的,责令其停止生产,对已生产出的种子予以扣押或没收,并对生产者处以一万元以上五万元以下的罚款。
“未取得《种子经营许可证》经营种子的,责令其停止经营,没收违法所得,并处以一万元以上五万元以下的罚款。
“未取得《种子质量合格证》的种子,不得经营;违者扣押种子,情节严重的可没收种子和违法所得,并处以违法所得一至二倍的罚款”。
二、第六条修改为:“生产、经营种子必须符合国家、省、市规定的质量标准。经营者必须向购买者开具信誉卡。
“违反种子生产技术规程的,责令限期改正。对质量问题严重,不能改正的,责令停止生产或没收种子。
“销售不符合质量标准种子,以次充好、掺杂使假的,种子管理机构有权制止其经营活动和扣押种子,没收种子和违法所得,处以违法所得一至二倍的罚款,给使用者造成经济损失的,责令赔偿直接损失和可得利益的损失。情节严重,造成较大损失的,吊销《种子经营许可证》。构成
犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任”。
三、第七条修改为:“从外埠引进或调入本市经营的种子,必须经本市种子管理机构复检合格后方可销售,违者处以五百元以上一千元以下的罚款”。
四、第十条修改为:“主要农作物的杂交种子由种子管理机构指定单位经营。违者没收其种子和违法所得,并处以一万元以上五万元以下的罚款”。
五、删去第十一条。
六、第十二条至第二十一条依次修改为第十一条至第二十条。
本决定自1997年11月1日起施行。



1997年9月27日